El Día de la Secretaria,
aunque en algunas instituciones la definen como auxiliar administrativa
institucional, la que debe tener extraordinarias relaciones humanas, alto
autoestima, presencia, capacidad, destrezas y bien humorada.
Indiscutible, la secretaria
de una oficina, es la mujer que “escucha, escribe y calla”, teniendo que
guardar silencio de ciertas “acciones” por escandalosas que resulten.
Se ocupa de las actividades
elementales de oficina donde labora sea del área privada y en el Estado,
personales, individuales, familiares, sociales.
Ella es la persona la más estrecha
colaboradora del directivo, ejecutivo y cabeza visible del jefe; que recibe a
las comisiones que van a reunirse con el director.
Es la que debe redactar las
misivas que ordena el superior jerárquico; la que adelanta la agenda de éste y
es la que custodia; ordena los documentos de la oficina, enfrenta cualquier
contingencia surgida en su departamento.
La que recibe los insultos de
ciudadanos; es la receptora de recibir las emisiones tóxicas enviadas por las
esposas y amantes codiciosas del jefe.
La que recibe las
informaciones veraces a veces, las falsas en ocasiones y los bochornos que van
directos al superior; es la primera en enterarse de las actividades elementales,
esenciales, imprescindibles del órgano donde labora.
Se trata de la empleada que
se encarga de la gestión cotidiana; la que rinde cuentas sean buenas, malas
enviada por el superior o de este.
La secretaria, para muchos ciudadanos debe ser correcta, en ocasiones “complaciente”, con vocación para algunos”; es la responsable de atender el teléfono, responder los correos electrónicos.
Otras de las funciones es recibir las visitas, "ofrecer
atenciones especiales", archivar documentos, coordinar los pagos, cobros,
actualizar al superior, leer los medios de comunicaciones, hacer las
convocatorias.
También, recibir personal y
por teléfono a las personas “TOXICAS” que han pasado una mala noche agobiada
por los insultos de alguien en la casa y las calles.
Hay personas que sufren
decepciones en las calles y van a cualquier oficina a lanzar sus iras y venenos
contra una secretaria que usted ni siquiera sabe los problemas que agobian a
esa mujer.
La secretaria, como receptora tiene grandes y complicadas tareas a realizar y es el contacto de todos los sectores que anhelan servicios en determinados departamentos.
Sin importar los problemas que
tenga la secretaria en su hogar siempre debe lucir eficaz y eficiente ante los
ciudadanos y sus funciones como si se tratara de un robot que ni siente, ni
padece y que tampoco tiene nada que la moleste.
Para que su departamento
funcione, la secretaria debe tener amplios conocimientos en el área donde
labora, especial en atenciones al visitante, contabilidad, la gestión, informática,
buena presencia, carismática, sonreír, ofrecer café, té y buenas atenciones al
visitante.
Lucir excelente aspecto como vital
para el manejo a la perfección de los programas, planes, actividades, procesadores
de textos, plataformas de correo electrónico, softwares de gestión de bases de
datos; saberse de memoria el ordenar del archivo, guía telefónica.
El superior de la oficina
siempre recae sus responsabilidades a la secretaria que sale airoso cuando algo
sale bien y se mofa al fallar algo y la culpable es la “POBRE SECRETARIA”
Un jefe mediocre al sostener reuniones
y para creerse la última copa a tomarse en el Desierto se expresa de la
siguiente manera: “Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos
días para planificar, su postura es llama a mi secretaria y así arreglamos todo”.
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